أدوات إدارة المشاريع، ما هي وكيف تساعدك على تطوير مشروعك؟

يمكن القول أنه أصبح من الأمر الطبيعي أن تقوم الشركات الكبيرة والصغيرة على العديد من الخطط والمشاريع الدقيقة في سير العملية الادارية،

إذ أن أهمية الخطط في الشركات الصغيرة لا تختلف عن تلك المتبعة في المشاريع الضخمة .

وفي جميع الأحوال، تبقى المهام الإدارية مثل التخطيط وجدولة المهام والتعاون وصولاً إلى التواصل بين أعضاء الفريق تحدياً كبيراً، لضمان نجاح واستمرار العمل. لذا، يجب استخدام أدوات إدارة المشاريع التي تساعدك على تنظيم العمل و إداراته بوقت أقل وانتاجية أكثر.

عند إدارة مشروعك، يجب الانتباه الى أهم عنصر وهو عندما يتواجد شخص مسؤول عن كل مهمة من المهام الموكلة إليه، يتوجب عليك بصفتك المدير المسؤول،  المتابعة  الدقيقة مع هؤلاء الأشخاص والحصول  بشكل مستمر على تقارير دورية عن سير العمل وآخر مستجداته،

أي أنك تتابع مشروعك وتكون على علم بكافة الخطط والعمليات التنفيذية التي تنفذ بأصغر التفاصيل.

ولكن ما هي الأمور الواجب عليك إدارتها و الانتباه لها؟

أولاً، الخطة الرئيسية للمشروع:

هي الخطة الأساسية  التي يمكن من خلالها ربط جميع مراحل المشروع والأهداف المراد تحقيقها ضمن مشروعك من البداية الى النهاية،

وصولاً الى الميزانية المخصصة للمشروع وأيضاً الى الموارد المخصصة في مشروعك الذي تقوم في تنفيذه ضمن ادارة المشروع .

ثانياً، الوقت:

من أهم الأمور الواجب إدارتها في مشروعك لكي يكون مشروعاً ناجحاً هوالوقت، أو ما يمكن تسميته بتحديد الجدولة الزمنية لمهامك.

إذ أنّ بعض مهمامك يمكن أن تتداخل، وبعضها الآخر ينبغي أن يُنجز وفق ترتيب زمني معيّن،

مع تحديد أوقات البدء والتسليم ومتابعة تقدم المشروع. 

ومما لا شك فيه، أنّ إدارة الوقت لتلك العناصر ليست بالأمر السهل، بل أنها تتطلب اللكثير من المجهود والوقت لدى مدير العمل لاسيما إذا كان المشروع كبير ويعمل فيه عدد كبير من الموظفين.

لأن هنا يجب على مدير العمل أنّ يعلم بكل تخصص متبع، 

والمسؤولية والمهام الموكلة لكل من الموظفين لتنفيذ المهام وتحقيق الهدف النهائي والمنشود.

ثالثاً، الموارد الأساسية في المشروع:

تشمل ثلاثة جوانب: الموارد البشرية والمالية والمعدات،

إذ ينبغي الحرص التام على أن تكون الموارد المُخصصة للمشروع كافية لإنجازه قبل وقت التسليم وبالجودة المطلوبة. 

ما هي الأسباب التي تقودك إلى استخدام أدوات إدارة المشاريع؟

1-      السهولة في التعاون والتنسيق بين الموظفين والادارة

من المؤكد أن الفرق الموجودة في المشروع تعمل على عدة أهداف ومهام في الوقت نفسه،

ولكل موظف مهمته المختلفة عن باقي الموظفين ربما منهم  يعمل على تحسين المبيعات،

وآخرون يعملون على تطوير منتجات جديدة، وآخرون مكلفون بالتسويق، وآخرون يؤلفون محتوى لمدوّنة الموقع والغير من المهام الموكلة إليهم .

هنا تكمن فوائد أدوات إدارة المشاريع أنها تساعد على التنسيق بين العاملين على المشروع،

حتى لو كانوا يعملون من مواقع وفي أوقات زمنية مختلفة.

2-      الشفافية والوضوح

احدى أهم فوائد أدوات إدارة المشاريع أنها تجعل كل جوانب العمل واضحة وشفافة ومفتوحة أمام الجميع،

إذ يمكن لأيّ أحد أن يطلع على الخطط والأفكار والتعاليق والاقتراحات مباشرة.

إن تغيّب أحد أفراد الفريق عن أحد الاجتماعات،

فإنّ معظم المعلومات الأساسية ستبقى موجودة لكي يطلع عليها ويعرف مدى تقدم المشروع حتى يلحق بالفريق.

من توابع الشفافية والوضوح اللذين ترسّخهما أدوات إدارة المشاريع أنها ترسخ مبدأ المساءلة،

إذ أنّ كل عضو في الفريق سيعلم المهام الموكلة إليه، وإلى غيره، ومواعيد التسليم، حيث يمكن للجميع أن يعلموا مدى تقدم كل مهمة، والمسؤولين عنها،

لذلك فإنّ أيّ تأخر أو تقاعس سيراه الجميع

3-      الادخار في  المال

ان ادارة التنسيق بين أعضاء الفريق، وتتبع تقدم كل مرحلة من مراحل المشروع،

هذا لن يوفر عليك الوقت فحسب، بل سيوفر المال أيضًا،

فالوقت الذي كنت تهدره أنت وأعضاء فريقك يُمكن أن يُستخدم لتسليم مشاريع أخرى،

وبالتالي تحسين إنتاجية الفريق وأدائه، وهذا سيُترجَم إلى مداخيل مالية إضافية.

4- مواكبة مشروعك لحظة بلحظة

من المهم أن أدوات إدارة المشاريع  تساعدك على تتبع التقدم المُحرَز في كل مهمة من مهام المشروع.

إذ يمكن للموظفين تقديم تحديثات فورية عما أنجزوه من العمل، وهذا سيساعدك على إدارة الوقت بفعالية،

كما سيساعدك على تقدير الوقت اللازم لإنهاء المشروع الحالي وكذلك المشاريع المستقبلية،

وهذا سيقلل من تضييع الوقت، وتجاوز مواعيد التسليم، التي عادة ما تكون ذات أولوية للعملاء.

أدوات إدارة المشاريع التي يحتاجها مشروعك لينجح؟

ومما لا شك فيه أنّ الإدارة باتت تعتمد بشكل رئيسي على التكنولوجيا وأساليب العمل المتطورة،

بدلاً من الطرق التقليدية التي مر عليها الزمن.

فقد ولى زمن  إدارة مشروعك بواسطة الدفتر والمعاملات المكتبية التي تعتمد على الكتابة

وعلى الأقلام وقائمة المهام التقليدية والملصقات على الجدار. 

 ولقد أصبح من الضروري على مدراء المشاريع الاستفادة من التكنولوجيا في اعمالهم الادارية لان التكنولوجيا الحديثة هي البوابة الرئيسية التي تأخذ مشروعك من البدائية الى المنافسة القوية،

فما هي أدوات إدارة المشاريع التي يحتاجها مشروعك لينجح؟

 1- تريلو Trello 

 استخدامه يكون بمثابة الطريقة التي تجعل إدارة مشروعك  بعيدة عن الأمور المتعلقة برسائل البريد الإلكتروني ومجموعات المحادثة ورسائل المتابعة،

إذ كل شيء يجري في مكان واحد، ويمكن للجميع الوصول والتفاعل مع مهام العمل المختلفة بسهولة ومرونة،

ما يجعلها الوسيلة المفضلة لإدارة مهام العمل بالنسبة للكثير من فرق العمل، خاصة أنها مجانية

مع خيار الاشتراك للحصول على مزيد من المزايا غير المتوفرة في العضوية المجانية.

يمكن استخدامه من خلال الموقع الإلكتروني أو تطبيق للأجهزة الذكية أو حتى تطبيق لسطح المكتب.

تعتمد على مبدأ Kanban في إدارة المشاريع، وهو الأسلوب الذي يقوم على توزيع المهام على بطاقات،

والبطاقات توزع على أعمدة تمثل المراحل التي تمر بها المهام.

يمكن تنظيم البطاقات والقوائم وترتيبها بناءً على الأولوية أو الجدول الزمني أو بأي طريقة أخرى مناسبة للعمل والمشروع،

مع إمكانية مناقشة باقي أعضاء الفريق ضمن كل بطاقة ومهمة وخيارات الجدولة والأرشفة والتذكيرات والملاحظات،

بالاضافة إلى إمكانية إحالة المهام للأشخاص المسؤولين عنها.

 Asana أسانا

 هي الأداة المتاحة للاستخدام المجاني بخصائص محدودة للفرق التي تتكون من 15 عضواً أو أقل،

ودون ذلك يتعين الاشتراك في إحدى الخطط المتاحة التي تتيح المزيد من المزايا غير المتوفرة في الاستخدام المجاني.

يلاحظ أنه ليس فقط الشركات التقنية بحاجة لهذه الأدوات بل فرق العمل من مجالات وصناعات أخرى أيضًا تحتاجها،

ومنذ عام 2011 باتت تستخدم على نطاق واسع من قبل مشاريع وجهات في قطاعات مختلفة.

يمكن لفرق العمل الجماعية من خلال هذه الأداة خلق بيئة عمل كاملة ومشتركة فيما بينهم تجمع كل ما يخص المشروع الذي يعملون عليه في مكان واحد،

بالإضافة لتنظيم المهام وإحالتها للأشخاص المسؤولين عنها، وتحديد المواعيد وجدولتها،

ومناقشة المواضيع المتعلقة بالمهام المختلفة، وإرسال الرسائل، وإرفاق الملفات.

بيمو Paymo

تسمح أداة Paymo بإدارة مهام المشاريع وفق نظام القوائم والبطاقات،

بالإضافة إلى خصائص أخرى مثل تتبع الوقت للمهام ومشاركة البطاقات وإرفاق الملفات والمناقشة على كل مهمة على حدى.

إن كنت تعمل كمستقل أو بمفردك على مشروع ما،

فيمكنك استخدام Paymo بشكل مجاني،

أما بالنسبة للفرق المكونة من شخصين وأكثر فلا يمكنهم استخدام النسخة المجانية منها وإنما يتوجب عليهم الاشتراك بإحدى الخطط المدفوعة.

تركز هذه الأداة بشكل رئيسي على تجربة المستخدم

لجعلها أكثر مرونة وانسيابية في بيئة العمل من خلال الوظائف والخصائص المتاحة التي تجعل الفرق أكثر تفاعلًا فيما بينهم،

وأكثر تركيزا على مهام العمل.

في الختام..

يمكن أن تساعدك أدوات إدارة المشاريع على تحسين سير العمل،

وتيسير التنسيق والتعاون بين أعضاء فريقك، وهذا سيؤدي إلى تحسن في الإنتاجية والأداء،

وزيادة أرباح الشركة وتقوية وضعها التنافسي. فماذا تنتظر؟

ابدأ الآن استخدام هذه الأدوات واجعل فريقك أكثر كفاءة وفعالية